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Anfang Oktober hat das Bundeskabinett seine Modernisierungsagenda für einen schnellen, digitalen und handlungsfähigen Staat beschlossen. Die Bundesregierung will die Services für Bürger*innen und Unternehmen verbessern und die öffentliche Verwaltung effizienter und bürokratieärmer machen. Im Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) arbeiten wir schon länger an diesem Ziel und haben mit der 2024 veröffentlichten Digitalisierungsstrategie der Arbeits- und Sozialverwaltung konkrete Maßnahmen auf den Weg gebracht.
Ein herausragendes Beispiel dafür geht jetzt an den Start: Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) – als eine Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung zuständig für rund 1,8 Millionen Unternehmen aus über 100 Branchen – führt gerade eine neue KI-Anwendung ein, die Behördenschreiben „per Knopfdruck“ verständlicher macht. Das Tool unterstützt Mitarbeitende dabei, komplexe Passagen und unverständliche Fachbegriffe durch klarere Formulierungen zu ersetzen. Das kommt nicht nur den Adressaten der Schreiben zugute, sondern auch den Beschäftigten, weil sie weniger Rückfragen bearbeiten müssen und damit mehr Zeit für ihre Kernaufgaben haben.
Bei der Entwicklung der Anwendung wurde die Skalierbarkeit von Anfang an mitgedacht, denn das Potenzial ist enorm – allein die VBG verschickt jährlich 4,2 Millionen Schreiben. Als Word-Add-In umgesetzt, kann es sehr leicht in weiteren Behörden der Arbeits- und Sozialverwaltung und so künftig für viele Millionen Schreiben pro Jahr genutzt werden. Wenn alle diese Schriftstücke verständlicher werden, ist das ein großer Schritt hin zu einer bürgernäheren Verwaltung.
Die Anwendung ist das dritte erfolgreiche KI-Leuchtturmprojekt im Rahmen der Digitalisierungsstrategie des BMAS. Es folgt auf ein Projekt mit der BG BAU für bessere Unfallprävention und auf ein Vorhaben der DRV Bund, das sich der effizienteren Prüfung geleisteter Sozialabgaben widmet. Um weitere Behörden bei ähnlichen Projekten zu unterstützen, haben wir nun eine praxisnahe Arbeitshilfe für KI-Projekte in der Verwaltung veröffentlicht. Sie ergänzt unsere KI-Leitlinien aus dem Jahr 2022 und begleitet Projekte von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung.
Ein wichtiger Faktor für den Erfolg unserer Maßnahmen ist die enge Zusammenarbeit in unserem Netzwerk KI in der Arbeits- und Sozialverwaltung, das sich am 30. September zum nun schon 24. KI-Lab getroffen hat. Der Austausch im Netzwerk hat maßgeblich zu den Leuchtturmprojekten, den KI-Leitlinien und der neuen Arbeitshilfe beigetragen.
Auch künftig werden wir Verwaltungsmodernisierung im BMAS zielgerichtet, konkret und effizient umsetzen – für einen zukunftsfähigen Staat, zur Entlastung der Beschäftigten in der Verwaltung und vor allem für die Bürger*innen und Unternehmen in unserem Land.
Eine informative Lektüre wünscht
Ihr Team der Abteilung Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft
